Sorgfaltspflichten, Kontrollmechanismen und Risikomanagement

Rolle der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane (GOV-1)

Der Vorstand der NORMA Group setzt sich aus drei Mitgliedern zusammen, während der Aufsichtsrat aus sechs Mitgliedern besteht. Da die NORMA Group nicht mitbestimmt ist, sind keine Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat vertreten.

Die Vorstandsmitglieder verfügen nach Einschätzung des Aufsichtsrats über die notwendige Erfahrung und Expertise, um das Unternehmen eigenverantwortlich zu leiten und seine Geschäfte zu führen. Die Zuständigkeit für die Überwachung der nachhaltigkeitsbezogenen Auswirkungen, Risiken und Chancen der Tätigkeiten des Unternehmens im Vorstand liegt bei der CFO, die diese Aufgabe im Rahmen des Lenkungsausschuss für Nachhaltigkeit wahrnimmt.

Der Aufsichtsrat insgesamt bringt nach eigener Einschätzung fundierte Kenntnisse in sämtlichen im Kompetenzprofil für den Aufsichtsrat vom Aufsichtsrat definierten und für die sachgerechte Ausübung seiner Kontrollfunktion als relevant erachteten Sektoren ein.

Durch die besondere Expertise einzelner Mitglieder deckt der Aufsichtsrat insbesondere die relevanten Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich Nachhaltigkeit und ESG („Environmental, Social, Governance“ = Umwelt, Soziales und Unternehmensführung) ab.

Die aktuelle Besetzung von Vorstand und Aufsichtsrat spiegelt eine Geschlechtervielfalt wider. Der dreiköpfige Vorstand der NORMA Group setzte sich zum Ende des Geschäftsjahres 2025 zu zwei Dritteln aus weiblichen Personen und zu einem Drittel aus männlichen Personen zusammen. Der Aufsichtsrat wies zum Ende des Geschäftsjahres 2025 eine Geschlechterverteilung von 50 % weiblichen Personen und 50 % männlichen Personen auf.

Sämtliche Mitglieder des Aufsichtsrats sind gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) unabhängig. Nach dem DCGK ist ein Aufsichtsratsmitglied unabhängig, wenn keine wesentlichen und dauerhaften persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zur Gesellschaft, ihrem Vorstand oder einem kontrollierenden Aktionär bestehen.

Aufgrund der wachsenden Bedeutung von Corporate Responsibility und ESG gewinnen diese Themen zunehmend an Gewicht in der Arbeit des Aufsichtsrats, des Vorstands und der Belegschaft. Im Aufsichtsrat befasst sich der Strategieausschuss anlassbezogen innerhalb des Geschäftsjahres mit den Auswirkungen des Klimawandels auf die Tätigkeiten des Unternehmens. Die Entwicklung der THG-Emissionen der NORMA Group wird regelmäßig, mindestens quartalsweise, sowohl in den Aufsichtsrats- als auch in den Vorstandssitzungen gezielt thematisiert.

Unter der Leitung des für Corporate Responsibility und ESG zuständigen Vorstandsmitglieds wurde der Lenkungsausschuss für Nachhaltigkeit eingerichtet, der sich mit den nachhaltigkeitsbezogenen Themen innerhalb der NORMA Group beschäftigt. Die Leitung der Sitzungen des Lenkungsausschusses obliegt der CFO als Mitglied des Vorstands und dem Vice President (VP) Investor Relations und Corporate Social Responsibility. Weitere Mitglieder des Lenkungsausschusses sind unter anderem Executive Vice President Group Finance & Tax, Executive Vice President Human Resources, Executive Vice President Group Legal and Compliance & Integrity sowie Vice President Quality & EHS und Executive Vice President Group Purchasing & Supply Chain Management. Der Lenkungsausschuss tagt alle sechs Wochen und steuert und verantwortet die Nachhaltigkeitsthemen entlang der vom Vorstand festgelegten Ziele und Maßnahmen innerhalb themenspezifischer Arbeitsgruppen. Außerdem werden innerhalb des Lenkungsausschusses Managemententscheidungen getroffen und Ziele festgelegt sowie zukunftsorientierte Strategien definiert. Die Mitglieder der operativen Arbeitsgruppen kommen regelmäßig innerhalb des Geschäftsjahres zusammen, um die Themen innerhalb ihrer Fachbereiche voranzutreiben. Das Corporate Responsibility Team steht den Fachbereichen dabei beratend und unterstützend zur Seite und fördert die nachhaltigkeitsbezogenen Vorgaben des Vorstands und des Lenkungsausschusses. Das Corporate Responsibility Team berichtet regelmäßig innerhalb des Geschäftsjahres an den Lenkungsausschuss über den aktuellen Stand des Projektplans und bietet Entscheidungshilfen. Zudem überwachen die jeweiligen Fachbereiche die Auswirkungen, Risiken und Chancen.

Derzeit hat die NORMA Group nur teilweise spezifische Kontrollen und Verfahren zur Steuerung und Überwachung von Nachhaltigkeitsauswirkungen, -risiken und -chancen implementiert. Im gruppenweiten Risikomanagement-Tool werden bislang ausschließlich Risiken gemanagt. Weiterführende Informationen zur Integration in das Risikomanagement werden im Kapitel RISIKOMANAGEMENT UND INTERNE KONTROLLEN DER NACHHALTIGKEITSBERICHTSERSTATTUNG (GOV-5) beschrieben. Das Unternehmen befindet sich noch in der Anfangsphase dieses Prozesses. Der erste Schritt bestand darin, die Auswirkungen, Risiken und Chancen zu identifizieren. In den kommenden Geschäftsjahren werden die nachgelagerten Prozesse entwickelt und kontinuierlich implementiert. Zukünftig werden die Auswirkungen, Risiken und Chancen einmal jährlich überprüft und bei Bedarf neu bewertet. Darüber hinaus wird alle drei bis fünf Jahre oder bei Bedarf durch beispielsweise Änderungen des Geschäftsmodells eine Wesentlichkeitsanalyse durchgeführt, um die Auswirkungen, Risiken und Chancen ganzheitlich zu betrachten und bei Bedarf anzupassen. Weitere Informationen zum Prozess der Wesentlichkeitsanalyse befinden sich im Kapitel ERMITTLUNG DER WESENTLICHEN AUSWIRKUNGEN, RISIKEN UND CHANCEN (IRO-1)

Die zuständigen Vorstandsmitglieder überwachen die Umsetzung der festgelegten Zielvorgaben in Bezug auf wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen der operativen Arbeitsgruppen. Die Fachbereiche der NORMA Group berichten regelmäßig innerhalb des Geschäftsjahres an das jeweilige Vorstandsressort. Beispielsweise erfolgt in den Bereichen Umwelt, Gesundheit und Sicherheit sowie Qualität ein kontinuierliches Reporting an den dafür verantwortlichen COO der NORMA Group. Die Fachbereiche tragen die Verantwortung, den jeweiligen Fortschritt ihrer Arbeit im Laufe des Geschäftsjahres zu dokumentieren. Das Corporate Responsibility Team informiert den Lenkungsausschuss für Nachhaltigkeit darüber hinaus regelmäßig, mindestens quartalsweise, innerhalb des Geschäftsjahres über den Fortschritt bei der Umsetzung der CSRD und der EU-Taxonomie.

Der Vorstand und Aufsichtsrat der NORMA Group verfügen nach eigener Einschätzung über die erforderlichen Fachkenntnisse, um Nachhaltigkeitsfragen effektiv zu überwachen. Der Aufsichtsrat evaluiert seine Arbeit jährlich im Rahmen einer Selbstbeurteilung, bei der auch ein externer Berater hinzugezogen werden kann. Die Darlegung der für Nachhaltigkeitsfragen erforderlichen Fachkenntnisse ergibt sich aus der Matrix NACHHALTIGKEITSEXPERTISE IM AUFSICHTSRAT (GOV-1-21). Der Bewertungsprozess umfasst eine systematische Analyse der vorhandenen Kompetenzen und gewonnenen Erfahrungen innerhalb des Geschäftsjahres. Mögliche Wissenslücken können durch gezielte Schulungen und den Einsatz externer Experten geschlossen werden. Im Geschäftsjahr 2024 nahm der Aufsichtsrat an einem spezialisierten ESG-Training teil. Darüber hinaus trägt der Fachbereich Integrity die Verantwortung für das Thema Unternehmensführung und ist dem Ressort des Chief Executive Officer zugeordnet. Der Executive Vice President Group Legal and Compliance & Integrity berichtet unmittelbar an den Chief Executive Officer der NORMA Group. Das Fachwissen des Aufsichtsrats in Bezug auf Aspekte der Unternehmensführung wird in der Matrix NACHHALTIGKEITSEXPERTISE IM AUFSICHTSRAT (GOV-1-21) beschrieben. Auch zur Bewertung der wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen innerhalb der NORMA Group ist das nachhaltigkeitsbezogene Fachwissen des Vorstands und Aufsichtsrats relevant. Innerhalb des Lenkungsausschusses für Nachhaltigkeit sind die CFO und Vorsitzende der relevanten Fachbereiche entsprechend ihren jeweiligen Fachkompetenzen auf verschiedene Arbeitsgruppen verteilt. So ist beispielsweise der Executive Vice President Human Resources für das Thema „Eigene Belegschaft“ sowie für alle Belange rund um die Menschenrechte zuständig. Diese strukturierte Aufteilung soll eine fokussierte und kompetente Bearbeitung der jeweiligen Themenbereiche gewährleisten.

Umgang mit Informationen und Nachhaltigkeitsaspekten, innerhalb der Verwaltungs-, Leitungs- und Aufsichtsorgane (GOV-2)

Unter der Leitung der CFO der NORMA Group findet in einem sechswöchigen Rhythmus ein Lenkungsausschuss statt, in dem unter anderem Nachhaltigkeitsthemen diskutiert werden. Der Ausschuss wird hierbei über die wesentlichen nachhaltigkeitsbezogenen Auswirkungen, Risiken und Chancen sowie die Umsetzung der Sorgfaltspflicht und die Ergebnisse und Wirksamkeit von Konzepten, Maßnahmen und festgelegten Zielen vom Fachbereich Corporate Responsibility in Kenntnis gesetzt. Darauf aufbauend trifft der Lenkungsausschuss alle notwendigen nachhaltigkeitsbezogenen Entscheidungen. Der Fachbereich Corporate Responsibility berichtet darüber hinaus regelmäßig innerhalb des Geschäftsjahres an den Aufsichtsrat der NORMA Group über Nachhaltigkeitsthemen. Hierzu zählt auch eine Information über die wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen. Der Prüfungsausschuss wird mindestens zweimal jährlich vom Vice President für Corporate Social Responsibility über ESG-Themen informiert. Zudem berücksichtigen Vorstand und Aufsichtsrat die Auswirkungen, Risiken und Chancen im Hinblick auf die nachhaltige Geschäftsstrategie des Unternehmens sowie im Rahmen von Entscheidungen über wesentliche Transaktionen. Kompromisse im Zusammenhang mit diesen Auswirkungen, Risiken und Chancen wurden im Geschäftsjahr 2025 noch nicht berücksichtigt.

Im Geschäftsjahr 2025 hat sich der Lenkungsausschuss mit den wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen befasst. Eine zusammengefasste Übersicht befindet sich im Kapitel WESENTLICHE AUSWIRKUNGEN, RISIKEN UND CHANCEN UND IHR ZUSAMMENSPIEL MIT DER GESCHÄFTSSTRATEGIE (SBM-3).

Einbeziehung von Nachhaltigkeitskriterien in der Vergütung (GOV-3)

Eine detaillierte Übersicht zur Einbeziehung von Nachhaltigkeitskriterien in der Vergütung finden Sie im VERGÜTUNGSBERICHT.

Erklärung zur Sorgfaltspflicht (GOV-4)

In der folgenden Übersicht wird erläutert, wie und wo sich die Anwendung der wichtigsten Aspekte und Schritte des Due-Diligence-Prozesses in der nichtfinanziellen Konzernerklärung widerspiegelt:

Risikomanagement und interne Kontrollen der Nachhaltigkeitsberichterstattung (GOV-5)

Das Risikomanagement der NORMA Group ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung – sowohl auf der Ebene der Konzernleitung als auch in den einzelnen Gesellschaften und Funktionsbereichen. Ebenfalls existiert ein konzernweites internes Kontrollsystem der NORMA Group, das auch nichtfinanzielle Prozesse und konzernweite Aktivitäten teilweise mit abdeckt. Aufgrund der heterogenen Prozesslandschaft sowie der hohen Veränderungsgeschwindigkeit des Anforderungskatalogs an nichtfinanziellen Informationen im Bereich Nachhaltigkeit entspricht der Reifegrad des internen Kontrollsystems im nichtfinanziellen Bereich noch nicht dem konzernweiten internen Kontrollsystem. Es verfolgt das Ziel, die Sicherheit, die Zuverlässigkeit der Nachhaltigkeitsberichterstattung sowie die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien sicherzustellen. Der Vorstand der NORMA Group trägt die Verantwortung für ein wirksames Risiko- und Chancenmanagementsystem. Der Aufsichtsrat ist darüber hinaus für die Überwachung der Wirksamkeit des Risikomanagementsystems verantwortlich.

Die Verfahren und Methoden zur Erstellung der nichtfinanziellen Konzernerklärung sind in den Risikomanagementprozess der NORMA Group eingebunden. Die Risiken, die im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung existieren, werden von Corporate Responsibility als verantwortliche Fachabteilung identifiziert und innerhalb des Risikomanagementsystems beschrieben. Zur Minimierung dieser Risiken hat Corporate Responsibility ebenfalls interne Kontrollen bzw. Maßnahmen entwickelt. Die identifizierten Risiken und Kontrollen/Maßnahmen werden im weiteren Textverlauf ausführlicher beschrieben. Im Rahmen der risikoorientierten betriebswirtschaftlichen Prüfung der externen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft wird die nichtfinanzielle Konzernerklärung ebenfalls mit einer begrenzten Sicherheit geprüft.

Die identifizierten Auswirkungen, Chancen und Risiken sind grundsätzlich in das allgemeine Risikomanagementsystem und die Bewertung des allgemeinen Risikoprofils der NORMA Group integriert. Das Unternehmen prüft jährlich und bedarfsgerecht eine Erweiterung der Integration der Auswirkungen, Chancen und Risiken in das bestehende Risikomanagementsystem. Die identifizierten nachhaltigkeitsbezogenen Risiken werden im Vergleich zu anderen Risiken nicht priorisiert behandelt.

Der Ansatz des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems in Hinblick auf den Konzernrechnungslegungsprozess wird ausführlich im RISIKO- UND CHANCENBERICHT erläutert. Der Prozess im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung orientiert sich an dem bereits bestehenden Ansatz zur Risikobewertung im Rahmen des Risikomanagementsystems. Risiken, die sich im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung ergeben, sind innerhalb des Risikomanagementsystems erfasst und folgen der Methodik des gesamten Risikomanagementprozesses.

Im Rahmen der durchgeführten finanziellen Risikobewertung wurden folgende Hauptrisiken bezüglich der Nachhaltigkeitsberichterstattung identifiziert:

•Berichterstattung erfüllt nicht im vollen Rahmen die regulatorischen Anforderungen und Standards (z. B. EU-Taxonomie, CSRD)

•Unvollständigkeit und Richtigkeit der Daten

•Zeitpunkt der Verfügbarkeit der Informationen

Zur Minimierung dieser Risiken wurden interne Kontrollen bzw. Maßnahmen entwickelt:

Im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung sind Checklisten abzuarbeiten, die von der NORMA Group entwickelt wurden, um eine vollständige und konsistente nichtfinanzielle Konzernerklärung sicherzustellen. Um Fehler zu vermeiden, basiert der Prozess zur Erstellung der Texte im Rahmen der Nachhaltigkeitsberichterstattung auf der Trennung von Verantwortlichkeiten und Funktionen bzw. Zuständigkeiten sowie Plausibilitätsprüfungen im Rahmen der Berichterstattung. Die einzelnen Berichtsabschnitte in Bezug auf den Text werden von dem Bereich Corporate Responsibility erstellt und durch die Fachabteilung geprüft und konsolidiert, wobei das Vier-Augen-Prinzip Anwendung findet.

Die Ergebnisse der Risikobewertung und internen Kontrollen während des gesamten Prozesses der Nachhaltigkeitsberichterstattung werden durch die jeweiligen relevanten Fachbereiche in die relevanten internen Funktionen und Verfahren integriert. Beispielsweise prüft Corporate Responsibility final, dass die gesamten wesentlichen Datenpunkte der ESRS in der Berichterstattung und der Datenerfassung beachtet wurden.

Die Verantwortung für die Erstellung der nichtfinanziellen Konzernerklärung obliegt der CFO. Im Rahmen des Lenkungsausschusses werden CFO und die relevanten Fachbereiche regelmäßig alle sechs Wochen über Inhalt und Erstellungsfortschritt des Berichts informiert. Treten wesentliche Risiken auf oder ergeben die internen Kontrollen mögliche Risiken, wird der Lenkungsausschuss frühzeitig darüber informiert. Der Prüfungsausschuss und Aufsichtsrat setzen sich ebenfalls mit der nichtfinanziellen Konzernerklärung für die NORMA Group auseinander. Der Aufsichtsrat wird über die Inhalte der nichtfinanziellen Konzernerklärung vom Vorstand informiert und sichtet diese. Der abschließende Bericht wird dem Prüfungsausschuss und dem Aufsichtsrat der NORMA Group zur Überprüfung vorgelegt. Sofern der Aufsichtsrat nach seiner Prüfung keine weiteren Anpassungswünsche hat und keine Rückfragen bestehen, erfolgt die Genehmigung.

Innerhalb der beschriebenen Verantwortlichkeiten und Kontrollmechanismen konnten die folgenden Annahmen und Erkenntnisse bezüglich des Geschäftsmodells, der Wertschöpfungskette, der Unternehmensstrategie und der wesentlichen Auswirkungen, Chancen und Risiken bei der NORMA Group bestätigt werden.